Les réseaux sociaux d’entreprises , un nouvel enjeu RH ?

réseaux sociaux

Depuis environ 3 ans, les réseaux sociaux d’entreprises (RSE) sont arrivés dans nos sociétés pour venir améliorer la collaboration entre salariés. Ces fameux RSE permettent aussi de fournir un lieu d’échange et de partage d’informations au sein de l’entreprise. Ils sont en chemin pour devenir un vecteur de la communication interne, préparez-vous !

Aujourd’hui, un acteur majeur de l’organisation reste encore à convaincre sur l’utilisation de tels outils, sur l’impact qu’ils peuvent avoir sur le management, sur le lien social entre individus, sur la hiérarchie. J’ai nommé la direction des ressources humaines alias DRH pour les intimes. Selon vous, quels sont les enjeux pour les RH, de l’arrivée d’un réseau social d’entreprise ?

Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise (RSE) ?

Nous sommes de bons élèves donc on regarde la définition de Wikipédia. Je cite : « Un réseau social d’entreprise est un groupe d’individus constitués par des personnes physiques et morales réunis dans un réseau social. » En résumé, il s’agit d’un outil qui vous propose un ensemble de fonctionnalités proches d’un réseau social tel que LinkedIn ou Facebook. Chouette non ? Plus besoin de se cacher !

Regardez ce qu’on y retrouve :

  • Un profil présentant une photo, l’identité, la fonction dans l’entreprise, les compétences, les écoles fréquentées, des liens vers les profils en ligne, etc.,
  • Un mur d’actualités présentant tout ce qu’il se passe au sein de ses communautés (articles mis en ligne, conversations en cours, documents partagés…),
  • Une capacité à créer, stocker et partager des documents,
  • Des intégrations possibles avec un grand nombre d’outils généralement utilisés par l’entreprise,
  • Une fonction de recherche avancée qui permet de retrouver des employés selon leurs compétences, des documents mis en ligne ou des conversations par mots-clefs,
  • Enfin, des fonctionnalités collaboratives de type : microblogging, gestion d’évènements, partage de liens, #tagging, polling, création de groupes, etc.

Vous avez maintenant la preuve sous les yeux ! Un réseau social d’entreprise apporte un grand nombre de nouvelles capacités pour les collaborateurs et pour la société, mais que peut-on en tirer au delà des usages établis ? That is the question !

Quelle valeur peuvent apporter les réseaux sociaux à l’entreprise ?

C’est bien beau toutes ces fonctionnalités mais qu’en est il de la valeur d’un réseau social d’entreprise ? Regardons les usages qu’une entreprise peut en tirer. Nombre de sociétés cherchent en premier lieu à réduire le volume de mails échangés. Il semble évident que les mails ont atteint leur « date » limite ; nous en recevons beaucoup trop, souvent peu qualifiés, avec trop de destinataires et un intérêt limité pour ceux qui sont les réels intéressés.

Prenez garde, le RSE n’est pas la solution magique à cela, il ne fait que déporter à un autre endroit ce que l’on échange par mail quotidiennement. En faisant cela, il répond au besoin d’obtenir une communication efficace et permet dans certains cas de diminuer drastiquement le nombre de mails qui transitent dans l’entreprise. Vous imaginez ? Plus besoin de regarder les 200 mails chaque matin, midi et soir !

Autre usage intéressant, la facilitation à la gestion de projet. Les RSE, ce sont aussi des groupes de discussion où il est possible de partager de l’information et des documents à l’ensemble des acteurs. Le petit bonus ? Disposer d’un emplacement commun pour tous les membres de l’équipe projet pour échanger. Cela permet ainsi à un nouvel entrant sur un projet de trouver rapidement, dans la pile des échanges qui ont eu lieu : la dernière version d’un document et l’historique de toutes les conversations ayant eu lieu sur le projet. L’intégration dans le projet ? Finger in the nose ! 🙂

Les communautés de pratiques, autre usage, sont de plus en plus installées dans les entreprises. Leur utilité ? Échanger et partager entre individus les bonnes pratiques autour d’une thématique donnée. Ces communautés physiques ont besoin de pouvoir garder un lien quotidien autre que celui qu’ils peuvent avoir au cours de réunions périodiques. Jusqu’à présent le mail était le graal des communautés de pratiques, avec une limite liée au peu d’interactivité que cela apporte.

Avec l’arrivée du réseau social d’entreprise, les groupes de discussions vont permettre à une communauté de disposer de leur endroit à eux. Au rendez-vous, l’enrichissement de l’expérience des membres de manière super interactive ! Et en prime, plus besoin de table !

Le réseau social d’entreprise est excellent dans sa catégorie « pourvoyeur d’innovations », en particulier en décloisonnant la communication entre les individus au sein de la société. Ils leur donnent ainsi la possibilité de proposer et tester des innovations en termes de pratiques,  de processus ou d’outils. Il s’agit d’un moyen simple et rapide pour développer une culture de « croudsourcing » et pour profiter de l’intelligence collective dans le but d’améliorer les performances ou la productivité de l’entreprise. Together is better, comme on dit !

Les ressources humaines ne pourront plus résister à l’utilisation d’un RSE ! Elles vont pouvoir l’utiliser pour identifier de nouvelles formes de talents. En effet, l’outil va permettre à certains collaborateurs, peut-être moins visibles dans l’entreprise, de prendre une place de choix dans les conversations, le partage d’informations et le support apporté à leurs collègues. Des profils et personnalités vont commencer à sortir du lot en s’appropriant le RSE de manière efficace. Les RH vont donc disposer du tout nouveau canal d’identification de talents 3.0. Le petit plus ? Pouvoir faire rentrer ces talents, lorsque cela existe, dans un programme particulier de gestion et de suivi de carrière.

Un dernier usage intéressant pour les RH : l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. La plupart du temps ce processus est plutôt compliqué à gérer (informations utiles, procédures importantes etc.) et le nouveau recruté peut rapidement se trouver noyer d’informations, le pauvre bichon ! Ne serait-ce qu’à cause des documents et informations dispersés sur le réseau ou noyés au fin fond de l’intranet.

Avec la création d’un groupe spécial « intégration du nouveau », la RH dispose d’un endroit centralisé pour y déposer tous les liens vers la documentation utile. Le nouvel arrivant pourra y retrouver l’ensemble des questions déjà posées par les autres personnes qui seront passées par ce parcours d’intégration, une sorte de foire aux questions directement animée par les salariés. Un jeu d’enfant cette intégration 🙂

Les RH et le réseau social d’entreprise, quels enjeux ?

Beaucoup de craintes tournent autour de la maitrise des propos des salariés. Mais que vont-ils dire ? Vont-ils exprimer du mécontentement vis-à-vis de l’entreprise, de leurs managers ou collègues ? Seront-ils flatteurs ou insultants ? Cette peur est légitime mais quelque part vaut-il mieux que cela se passe au sein de l’entreprise ou directement sur les réseaux sociaux aux yeux de tous ?

La réalité sur ce point est qu’un salarié dispose déjà d’outils pour s’exprimer, et le mail est en tête de liste. Ces questions semblent largement dépassées par rapport à ce qu’il est possible de faire par mail ou message instantané lorsque la société a déjà ce type d’outil. La loi est copine avec les RSE, les règles normales du droit s’appliquent sur ce type de plateforme autant qu’à l’extérieur de l’entreprise.

Ainsi les propos racistes, insultants, discriminants sont interdits. Un rappel à la loi au lancement de l’outil permettra de mettre les choses à plat pour tous les utilisateurs. Dernier point non négligeable, les utilisateurs d’un RSE sont identifiés et ne peuvent utiliser un « fake » pseudo pour s’exprimer, ce qui limite les prises de paroles déplacées et inappropriées.

Autre crainte que les ressources humaines peuvent avoir concernant le RSE, la perte de productivité. Qu’ils sont mauvaises langues, un réseau social d’entreprise apporte un nouvel espace de travail et de collaboration. Un collaborateur qui passe beaucoup de temps sur le RSE à répondre à des questions ou à apporter de l’expertise est-il à considérer comme productif pour le service auquel il est rattaché ? Là ils nous posent une colle ! Le must ? Les salariés vont pouvoir utiliser le RSE pour se distraire dans la journée comme ils utiliseraient Facebook.

Il n’y a pas de réponse toute prête à livrer mais on peut imaginer qu’un salarié qui se servirait du RSE pour passer du temps à ne rien faire en passait déjà avant sur les mails avec ses collègues ou sur l’outil de messagerie instantanée. À noter que ce même salarié perd d’ailleurs une part de productivité non négligeable en utilisant les réseaux sociaux sur son poste de travail ou sur son Smartphone. Autant que son temps perdu soit utile aux autres !

Un réseau social d’entreprise apporte beaucoup plus de changements profonds nécessitant l’accompagnement et le suivi des RH. Y a de l’innovation dans les RH ! Commençons par l’aplatissement de la hiérarchie de l’entreprise, en effet les interactions entre le top management, le management intermédiaire et les collaborateurs vont être beaucoup plus directes et simplifiées avec le RSE.

Par exemple, un salarié lambda va pouvoir réagir aux messages postés par le directeur général et avoir accès à son profil détaillé sur le réseau. Finalement il disposera d’un super raccourci vers les strates de l’organigramme qui restaient jusqu’à présent inaccessibles. Un RSE va aussi réduire les distances au sein de l’entreprise. Eh oui tout le monde se connaît avec le RSE ! Une société éclatée, un peu partout dans le monde ou sur le territoire national, verra ses salariés devenus copains comme cochons même s’ils ne se sont peut-être jamais rencontrés.

Le RSE permet une meilleure gestion des compétences. En complément d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, les ressources humaines pourront s’appuyer sur le réseau social d’entreprise pour identifier rapidement et facilement les compétences de leurs salariés. Plus besoin de loupe ! En effet, ceux qui déclarent leurs compétences et expertises sur leur profil, les rendent recherchable grâce au moteur de recherche fournit par l’outil. Certains en ont sous le pied !

Il devient ainsi beaucoup plus efficace de trouver les compétences nécessaires pour un projet ou un poste au sein de l’organisation. Cela permettra même parfois de trouver une compétence rare dans l’organisation et absente là où elle est censée se trouver. Par exemple, pour trouver un expert sur une technologie particulière de développement logiciel, on cherchera par défaut au niveau de la direction des systèmes d’informations. Et si on restait open-minded ? Il existe peut-être dans l’entreprise quelqu’un employé par une autre entité qui pourrait répondre à ce besoin mais auquel on ne pensera pas nécessairement.

On voit finalement, qu’un réseau social d’entreprise est un formiiiidable outil de transformation d’une culture ou d’une organisation pour la société qui le met en place. L’arrivée d’une telle plateforme dans l’entreprise n’est donc pas à prendre à la légère, en particulier par les ressources humaines. Et vous comment vos RH ont-ils ou vont-ils traiter ce sujet ? Quels autres enjeux ou usages ont-ils identifiés ?

Sébastien Bourguignon & Mathilde Rupt

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